Die Umsetzung eines Outsourcing-Projekts bringt viele Vorteile mit sich. Wer die Material- und Prozesslogistik erfolgreich auslagern will, sollte wesentliche Punkte beachten, um nicht ins Stolpern zu geraten.
Veröffentlicht: August 2023
Im Outsourcing ist es wichtig, Prozesse ergebnisoffen zu betrachten und nicht nur in einer Disziplin zu denken. Möglicherweise ist im ersten Schritt „nur“ Materialzuschnitt notwendig. Aber was ist, wenn nachträglich zusätzliche Aufgaben und Arbeiten rund um das Rohmaterial wie Entgraten, Zentrieren, Stempeln, Glühen o. Ä. notwendig werden? Oder sich Änderungen bei den Verpackungseinheiten ergeben? Diese Eventualitäten sollten alle Beteiligten berücksichtigen. Zu Beginn der Zusammenarbeit ist es zudem sinnvoll abzuklären, welche weiteren Tätigkeiten für die Mitarbeiter des Outsourcing-Partners leistbar sind. Fehlende Flexibilität – sowohl auf Anbieter- als auch auf Kundenseite – gefährden erfolgreiche Outsourcing-Projekte.
Falsche oder nur halbe Informationen oder eine unzureichende Datenlage erschweren die wirtschaftliche Vergleichbarkeit und können zu späteren Fehlern im Prozess führen. Mögliche „Stolpersteine“ wie z. B. spezielle Materialanforderungen oder besondere technische Anforderungen an den Auftrag müssen frühzeitig und offen kommuniziert werden, um spätere Probleme oder Verluste in Sachen Qualität zu vermeiden. Daher müssen Outsourcing-Partner und Kunde stets miteinander in den Dialog treten. Insbesondere das dienstleistende Unternehmen ist auf eine offene Kommunikation und transparente Darstellung der Datenlage angewiesen. Erst dann können Projekte genau konzipiert und Kosten kalkuliert werden. Und erst dann kann ein qualitativer Service erreicht werden. Davon haben dann am Ende des Tages beide Seiten etwas. Im Zuge dessen ist auch Ehrlichkeit in der Kommunikation zu erwähnen. Dienstleister müssen ihre Kunden unbedingt ehrlich beraten. Schließlich wissen Spezialisten mit jahrzehntelanger Erfahrung, welche Aufträge realistisch umsetzbar sind und an welchen Stellen Vorsicht geboten ist. Haben Kunden das Gefühl, nur schwammig und halbherzig beraten zu werden, empfiehlt sich eine zweite Meinung.
Kunden sollten auf jeden Fall prüfen, ob es sich bei dem potenziellen Dienstleister um ein solides, zukunftssicheres Unternehmen handelt, das Wachstumspotenziale vorweist. Es muss den Markt kennen und in der Lage sein, gemeinsam Entwicklungen voranzutreiben, und idealerweise Erfahrung in der Abwicklung vergleichbarer Projekte haben. Grundsätzlich muss der Outsourcing-Partner finanziell in der Lage sein, in Vorleistung zu gehen. Nur dann können alle davon ausgehen, dass das Projekt auch Hindernissen wie gestörten Lieferketten, langen Lieferzeiten und hohen Materialpreisen trotzen kann.
Überschätzt der Dienstleister seine Kapazitäten – sowohl finanziell als auch in Sachen Mitarbeiter – oder unterschätzt er das Auftragsvolumen seiner Kunden, kann es vorkommen, dass Aufträge nicht termingerecht abgewickelt werden können. Weiterhin ist es möglich, dass der Maschinenpark nicht optimal für die gewünschten Produkte ausgelegt ist. Dadurch können unnötige Produktionsschritte entstehen, die potenzielle Fehlerquellen darstellen. Ein realistisches Projekt-Management ist hier das A und O.
Eine Vorlaufzeit von ca. sechs Monaten für die Übernahme eines kompletten Lagers ist die Norm. Je nach Komplexität der Aufgabenstellung kann sich dieser Zeitraum noch verlängern. Nehmen Sie sich gemeinsam mit Ihrem Dienstleister die Zeit für eine gute und detaillierte Vorbereitung und eine ganzheitliche Betrachtung der Prozesskette. Denn es gibt auf beiden Seiten viel zu tun, um eine zuverlässige Prozesskette zum Produktivstart zu gewährleisten.
Kleinschrittige Planung wirkt zunächst zeitaufwändig und einschüchternd. Sie ist aber notwendig, um ein Outsourcing-Projekt zum Erfolg zu führen. Ohne die klare Definition von Zielen und Vorgaben ist ein Outsourcing-Projekt schnell zum Scheitern verurteilt. Die angepriesenen Vorteile werden schnell zum Nachteil – für alle Beteiligten. Bevor auch nur ein Aufgabenbereich ausgelagert wird, muss daher sichergestellt werden, dass alle Projektbeteiligten gut mit dem Projekt vertraut sind und über Aufgabenbeschreibungen, Anforderungen und Projektphasen Bescheid wissen.
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