Der Begriff Outsourcing kann als Ableitung der beiden englischen Begriffe „out“ (hier: außen) und „source“ ( Quelle) verstanden werden. Daraus erschließt sich die Bedeutung des Konzepts im Sinne von „eine Quelle von außerhalb nutzen“. Der Vorgang des Outsourcings bezeichnet konkret den Fremdbezug von Dienstleistungen über externe Unternehmenspartner. Anders beschrieben handelt es sich um die Auslagerung von Geschäftsaufgaben und -prozessen an einen Outsourcing-Dienstleister.
Veröffentlicht: Juli 2023
Gegenstand des Outsourcings können zahlreiche Aspekte sein. Sowohl einzelne im Unternehmen anfallende Aufgaben als auch ganze Abteilungen oder Abläufe kommen infrage. So können beispielsweise ganze Komplexe wie der Einkauf, die Produktion oder die Lagerhaltung eines Unternehmens einem externen Anbieter anvertraut werden.
Gründe für Outsourcing
Outsourcing-Überlegungen erscheinen besonders dann sinnvoll, wenn eine interne Abteilung nicht existiert bzw. nicht rentabel wäre. Dies kann der Fall sein, wenn entsprechende Arbeitskräfte erst eingestellt und zeit- und kostenintensiv angelernt werden müssten. Ein externer Fachexperte kann durch umfangreiches Know-how und langjährige Erfahrung helfen, diese Ressourcen zu sparen und die benötigten Prozesse zuverlässig abzuwickeln.
Vergleichsweise stellt sich der Aufwand, der mit einer unternehmensinternen Umsetzung einhergeht, meist als deutlich höher dar, als der, einen Outsourcing-Dienstleister mit ins Boot zu holen. Außerdem bieten zahlreiche Unternehmensprozesse häufig ein hohes Einsparpotenzial. Dieses kann durch einen Systemdienstleister, der kostenorientiert arbeitet ausgenutzt werden.
Generell kann die Auslagerung von Dienstleistungen es Unternehmen ermöglichen, sich intensiver auf ihre Kernkompetenzen zu fokussieren. Ein externer Partner kann konzeptionell in die Wertschöpfungskette eingebunden werden und verkürzt somit die Wertschöpfungstiefe für den Auftraggeber.
Was muss man bei Outsourcing-Überlegungen beachten?
Die Beauftragung eines Outsourcing-Dienstleisters ist meist mit zahlreichen kosten- und ressourcentechnischen Vorteilen verbunden. Dennoch gilt es die Einsparpotenziale des eigenen Unternehmens realistisch im Blick zu behalten. Es sollte abgewogen werden, ob und in welchen Bereichen eine Auslagerung sinnvoll ist. Nicht alle Kostenblöcke, die vom Outsourcing beeinflusst werden, liegen transparent auf der Hand.
So sollten Überlegungen im Bereich der Personalkosten sich beispielsweise auch um Urlaubsgelder oder Krankheitstage drehen. Wartungs- und Instandhaltungskosten und andere laufende Kosten müssen beachtet werden und auch auf Investitionen in z.B. Lager- und Pufferflächen muss der Anwender einen Blick werfen.
Darüber hinaus sollten die Anforderungen an einen möglichen Outsourcing-Partner im Vorfeld klar definiert werden. Während ein Systemdienstleister in einigen Fällen zu 100% die Materialbedürfnisse eines Unternehmens abdeckt, müssen in anderen Fällen möglicherweise Fremdmaterialien zugekauft werden. Auch die Effizienz der unternehmensinternen Lager- und Bearbeitungsprozesse spielt eine Rolle. Solche Aspekte können die Rentabilität eines Outsourcing-Projekts beeinflussen.
Outsourcing in der Stahlbranche
In der stahl- und metallverarbeitenden Industrie kommen oftmals viele der Aspekte zum Tragen, welche die Zusammenarbeit mit einem Outsourcing-Dienstleister sinnvoll erscheinen lassen. Trotz schwankender Materialpreise und Rohstoffknappheit erwarten Kunden eine pünktliche und kosteneffiziente Lieferung, was Zulieferer vor große Herausforderungen stellt. Sie befinden sich somit in einer Position, in der logistische Vorgänge wie die interne Prozesssteuerung oder die Lagerung bestmöglich optimiert werden müssen.
Da vor allem die Lagerhaltung und vorbereitende mechanische Bearbeitungen am Metall nur selten zu den Kernkompetenzen der betroffenen Unternehmen zählen, liegt in diesen Bereichen ein hohes Potenzial für Verbesserungen. Dieses kann unter Umständen mithilfe eines Outsourcing-Partners ausgeschöpft werden.
Herausforderungen an die Logistik
Besonders im Bereich der Logistik sehen stahl- und metallverarbeitende Unternehmen sich mit zahlreichen Herausforderungen konfrontiert. Oft wird hier im täglichen Geschäft mit sperrigen oder schweren Produkten hantiert, was einen entsprechend hohen Bedarf an Lagerflächen nach sich zieht. Häufig mangelt es auch an den Mitteln zu einer erfolgreichen Lageroptimierung, da die Lagerhaltung in den meisten Fällen keinen Teil des Kerngeschäfts darstellt. So kann zum Beispiel die Einführung automatisierter Prozesse oft nicht angegangen werden.
Aus diesem Grund müssen sich viele Unternehmer auf eine manuelle Lagerung beschränken. Dabei ist es jedoch mit großem Aufwand verbunden, die zur Verfügung stehende Lagerfläche optimal auszunutzen. Zum Beispiel ist eine Lagerung in die Höhe durch Größe und Gewicht der Artikel erschwert. Zudem lassen sich einige der gelagerten Materialien aufgrund dessen nur langsam und aufwändig bewegen. Teilweise wird die Nutzung von Kränen oder anderen Förder- und Transportmitteln erforderlich.
Neben den Schwierigkeiten bei der Lagerhaltung kann es außerdem problematisch sein, diverse Zusatz-Dienstleistungen effizient abwickeln zu können. Dazu zählen die Vorbereitung und Anarbeitung von Rohstoffen und Materialien. Insbesondere kurzfristig anfallende Aufgaben, wie zum Beispiel sogenannte just-in-time-Lieferungen, sind logistisch nur umständlich zu meistern. Spontan benötigte spezielle Sägezuschnitte erfordern es meist, entsprechende Sägemaschinen komplett ab- und den Anforderungen nach neu aufzurüsten. Dies beruht auf der Tatsache, dass die Unternehmen nicht die Mittel haben, für jede Anforderung eine eigene Maschine zu unterhalten. Dieser Vorgang ist zeitintensiv und hält das Personal von anderen Aufgaben ab, wodurch kostentechnische Nachteile entstehen.
In welchen Bereichen der Stahl- und Metallverarbeitung ist Outsourcing sinnvoll?
Speziell eine Auslagerung der Lagerhaltung kann mit großen Vorteilen für den Auftraggeber einhergehen. Durch die Zusammenarbeit mit einem Outsourcing-Dienstleister entfallen Investitionen in Lagerflächen und intralogistische Vorgänge, wie zum Beispiel Anteile der Personalkosten und Gelder für Förder- und Hebemaschinen.
Auch die Anarbeitung von Rohstoffen, wie der Sägezuschnitt, sollte in die Outsourcing-Überlegungen mit einbezogen werden. Häufig verfügen externe Systemdienstleister über eine umfangreiche Bandbreite an Maschinen, wodurch ein unternehmensinterner Maschinenpark obsolet wird. Das spart vor allem die regelmäßig anfallenden Wartungs- und Instandhaltungskosten ein, ebenso werden Anschaffungskosten drastisch reduziert. Zudem hat ein Outsourcing-Dienstleister durch die Anzahl an betriebenen Sägen einen höheren Mengenbedarf in Bezug auf Posten wie Sägeblätter, Sägebänder oder Schmierstoffe. Dementsprechend kann er diese günstiger einkaufen.
Doch schon bevor die Materialien eingelagert werden müssen, kann ein Outsourcing-Partner diverse Aufgaben übernehmen. Schwankende Materialpreise und Rohstoffknappheit in der Branche lassen es sinnvoll erscheinen, bereits die Disposition und Beschaffung der benötigten Positionen an einen Experten zu übergeben. Im Gegensatz zum Unternehmen selbst verfügen lagerhaltende Systemdienstleister über ein weltweites Beschaffungsnetzwerk und ein dementsprechend ausgeprägtes Know-how in diesem Bereich. Serviceanbieter können damit ein breites Spektrum an Materialien bieten, welches für den Anwender mit hohem Aufwand und Kosten verbunden wäre. Die Kombination aus dem hohen Einkaufsvolumen des Outsourcing-Dienstleisters und dessen breitem Sortiment stellt für den Auftraggeber eine gute Möglichkeit dar, seine Kosten zu reduzieren.
Was muss ein guter Outsourcing-Dienstleister mitbringen?
Sofern die Auslagerung mehrerer Bereiche für ein Unternehmen infrage kommt, ist es sinnvoll, einen Serviceanbieter zu wählen, der alle Aufgaben kompetent übernehmen kann. Daher sollte der gewählte Partner für ein Outsourcing-Projekt idealerweise ein umfangreiches Gesamtpaket an Dienstleistungen anbieten. Neben der Beschaffung, der Lagerung und dem Zuschnitt der Materialien sollte sich ein Dienstleister vor allem einer termingerechten Lieferung verpflichten können.
Einer der wichtigsten Aspekte, die Outsourcing-Anbieter gewährleisten müssen ist außerdem der der Kostentransparenz. Der Stahlhändler und Systemdienstleister Günther + Schramm beispielsweise arbeitet zu diesem Zweck mit durchgängig IT-gestützten Prozessen. Dieses Verfahren wirkt dem sogenannten „natürlichen Schwund“ entgegen und bietet dem Kunden eine zuverlässige Kalkulation.
Um als Unternehmen optimal von der Zusammenarbeit mit einem Outsourcing-Partner profitieren zu können, sollte dieser zudem eine breite Produktpalette anbieten. Gegebenenfalls muss besprochen werden, ob es ihm möglich ist, sortimentsfremde Artikel einzulagern. Auch der Maschinenpark sollte so ausgestattet sein, dass die Einsparpotenziale in dieser Hinsicht bestmöglich ausgenutzt werden können.
Neben dem Angebot und der Prozessausgestaltung muss aber auch der Anbieter selbst betrachtet werden. Er sollte im besten Fall bereits über umfangreiche Erfahrungswerte verfügen und sich darüber hinaus als zukunftssicheres Unternehmen mit Wachstumspotenzial präsentieren können. Dazu gehört unter anderem die Liquidität des Dienstleisters, die speziell in Krisenzeiten eine große Rolle spielt.
Ebenso dürfen zwischenmenschliche Aspekte neben der fachlichen Kompetenz nicht vernachlässigt werden. Ein Outsourcing-Projekt kann nur dann gut umgesetzt werden, wenn der Outsourcing-Dienstleister dem Anwender eine ehrliche und offene Beratung bietet und die Projektplanung von beiden Parteien gewissenhaft gestaltet wird. Um eine ideale Kommunikation zu etablieren, sollte der Outsourcing-Experte dem Auftraggeber unbedingt einen persönlichen Ansprechpartner zur Seite stellen.
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