Seit dem 1. September 2025 stellt Günther + Schramm Rechnungen im ZUGFeRD-Format aus und erfüllt damit die neue gesetzliche Anforderung.
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Das Format wurde entwickelt, um die Vorteile digitaler Rechnungsverarbeitung mit der gewohnten Optik einer PDF-Rechnung zu verbinden. Das Besondere: Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einem PDF-Dokument mit eingebetteter XML-Datei. Diese XML-Daten sind maschinenlesbar und ermöglichen eine vollautomatisierte Weiterverarbeitung. So kann der Mensch die Rechnung wie gewohnt lesen – und die Maschine übernimmt den Rest.
ZUGFeRD wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) zusammen mit Ministerien, Verbänden und Unternehmen entwickelt. Es erfüllt die europäische Norm EN 16931 und entspricht der EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen. Auch unser Nachbarland Frankreich nutzt mit Factur-X ein nahezu identisches System.
Die digitale Rechnungsstellung ist keine Zukunftsmusik mehr. Sie ist ab 2025 gesetzlich vorgeschrieben. Unternehmen müssen ab dem 1. Januar 2025 elektronische Rechnungen empfangen können, ab 2027 ist der Versand verpflichtend. Günther + Schramm geht hier proaktiv voran: Mit der Umstellung auf ZUGFeRD setzen wir bereits jetzt die gesetzlichen Vorgaben um – und schaffen gleichzeitig die Grundlage für effizientere Prozesse. Eine verstärkte kundenseitige Nachfrage bestärkt uns außerdem darin, die Umsetzung früher als gesetzlich vorgeschrieben umzusetzen.
Denn bei rund 250.000 Lieferpositionen pro Jahr ist klar: Jeder optimierte Schritt spart Ressourcen, Zeit und Kosten. Die Umstellung ist also nicht nur gesetzlich sinnvoll, sondern auch wirtschaftlich und organisatorisch ein Gewinn.
Die Vorteile des ZUGFeRD-Formats für Unternehmen wie Günther + Schramm liegen klar auf der Hand: Der Rechnungsprozess wird deutlich beschleunigt, da auf Papier verzichtet werden kann, manuelle Eingaben entfallen und potenzielle Fehlerquellen reduziert werden. Dank des PDF/A-3-Formats ist zudem eine revisionssichere Archivierung gewährleistet – ein wichtiger Aspekt insbesondere für steuerliche Prüfungen. Darüber hinaus bietet ZUGFeRD mit verschiedenen Profilen eine hohe Flexibilität: Neben dem gesetzlich konformen Standard EN 16931 ist auch das Pflichtformat XRechnung für den öffentlichen Sektor abgedeckt.
Unsere Rechnungen im ZUGFeRD-Format bieten unseren Geschäftspartnern gleich mehrere handfeste Vorteile. Die PDF-Datei ist sofort lesbar und kann wie gewohnt manuell geprüft werden, während die eingebetteten XML-Daten eine automatisierte Übernahme in das eigene ERP-System ermöglichen. Damit wird der Rechnungseingang nicht nur effizienter, sondern auch weniger fehleranfällig. Ein weiterer Pluspunkt: Das Format ist international anschlussfähig. Insbesondere im Austausch mit französischen Partnern, die das nahezu identische Format Factur-X nutzen. Für öffentliche Auftraggeber stellen wir selbstverständlich auch weiterhin Rechnungen im Format „X-Rechnung“ bereit, sofern dies gefordert ist.
Die Einführung von ZUGFeRD ist für Günther + Schramm mehr als ein technisches Update – es ist ein weiterer Schritt in der digitalen Transformation unseres Unternehmens. Als Systemdienstleister legen wir großen Wert auf effiziente Prozesse und eine enge Zusammenarbeit mit unseren Partnern. Die elektronische Rechnung ist dabei ein wichtiges Werkzeug. Klar, transparent und zukunftssicher.